İyi Bir Sekreter Nasıl Olmalı? – Bir Ekonomistin Gözünden
Giriş: Sekreterlik Mesleğine Bakış
Ankara’da, ekonomi okuduktan sonra iş hayatının içine adım attığımda, pek çok şey beni şaşırtmıştı. Ofis dünyasında her şeyin bir dizi sayıdan, tablodan, grafiklerden ibaret olmadığını görmek, beni oldukça büyülemişti. İlk işimden hatırladığım en belirgin şey ise, sekreterlerin ofisin vazgeçilmez parçaları olduklarıydı. Benim gibi birinin gözünden bakıldığında, sekreterlik sıradan bir ofis işinden çok daha fazlasıdır.
Sekreterler genellikle arka planda görünmeyen, ama aslında tüm ofisin doğru çalışmasını sağlayan kahramanlardır. Çocukken, “sekreter” kelimesini duyduğumda hep aklıma titizlikle yazılan notlar, dakikalar tutmak ve telefonları doğru kişiye yönlendirmek gibi basit ama önemli görevler gelirdi. Ama zamanla iş dünyasına adım attıkça, iyi bir sekreterin sahip olması gereken becerilerin ne kadar farklı ve karmaşık olduğunu fark ettim. Şimdi, sekreterliğin sadece ofisin organizasyonunu sağlamakla sınırlı olmadığını, aynı zamanda işin ritmini oluşturan temel unsurlardan biri olduğunu çok daha iyi biliyorum.
İyi Bir Sekreter Nasıl Olmalı? – İletişim Becerileri
Bir ofisteki sekreterin en önemli özelliklerinden biri, kuşkusuz iletişim becerileridir. İyi bir sekreterin sadece telefonları karşılamakla kalmaması, aynı zamanda ofisin diğer çalışanlarıyla uyum içinde olması, dış dünyayla da sağlam iletişim kurabilmesi gerekir. Bir gün, ofisteki en yoğun saatlerde telefonlar çalmaya başladı. Bir yandan e-postaları kontrol eden sekreterimiz Ayşe, diğer yandan o kadar hızlı bir şekilde telefonları cevaplıyordu ki, adeta telefonun tuşlarına parmakları değil, zaman dokunuyordu.
İyi bir sekreter, sorunları çözme konusunda da çok yetenekli olmalıdır. Ayşe, bir müşteriyle yaşanan sıkıntıyı o kadar hızlı bir şekilde çözüme kavuşturdu ki, saatler sonra kimse olayın farkında bile olmadı. O anda fark ettim ki, sadece düzgün bir diksiyon ve hızlı yazma becerisi değil, aynı zamanda insanları rahatlatabilme yeteneği de bu işin temel taşlarından biridir.
Verilere baktığımda, yapılan araştırmalara göre, iş yerlerinde iletişim becerilerinin etkinliği, çalışanların %75’inin iş tatminini doğrudan etkileyebiliyor. Bu, sekreterlerin ofis içindeki rolünü ne kadar önemli kıldığını bir kez daha gösteriyor. İyi bir sekreterin etkili iletişim becerilerine sahip olması, işlerin düzgün ilerlemesi için kritik bir öneme sahiptir.
Örgütsel Yetenekler ve Zaman Yönetimi
Hikayemi bir başka sahneyle devam edeyim. Bu sefer yine bir sabah saatlerinde ofise geldim, fakat sekreterimiz Selin biraz daha farklıydı. Selin, her şeyi mükemmel bir şekilde organize eder, toplantı notlarını titizlikle alır, bütün ajanda ve dosyaları sırayla düzenlerdi. Ben de bir ekonomist olarak, veriye dayalı kararlar almayı seven biri olarak, Selin’in bu becerisini takdir ediyordum.
İyi bir sekreterin zaman yönetimi becerileri de oldukça önemlidir. Bir gün büyük bir toplantıya katılmam gerekti. Selin, sabah saat 9’dan itibaren bütün günün programını çok iyi bir şekilde planlamıştı. Yarım saatlik boşluklarla her şeyin düzenli ve verimli gitmesini sağlamıştı. Toplantılar birbiri ardına geçiyordu ama herkes zamanında yerinde oluyordu. Bu kadar yoğun bir programda bile, sekreterin organizasyon becerileri işlerin ne kadar düzgün yürüdüğünü belirliyor.
Veri analiziyle ilgilenen biri olarak, işin organizasyon kısmı da bana çok mantıklı gelir. Gerçekten de bir araştırmaya göre, ofislerde etkin zaman yönetimi sağlayan çalışanlar, işlerini %30 daha verimli tamamlayabiliyor. Selin gibi sekreterlerin, zamanın ne kadar kıymetli olduğunu bilmesi, işlerin zamanında ve düzgün yapılabilmesi için vazgeçilmezdir.
İyi Bir Sekreter Nasıl Olmalı? – Çözüm Odaklılık ve Empati
Bir sekreterin sahip olması gereken bir diğer önemli özellik ise çözüm odaklılık ve empati kurma yeteneğidir. Geçenlerde bir müşterimiz, uzun süredir beklediği bir belgeyi kaybettiğini ve hemen bulamamız gerektiğini söyledi. Biz ne kadar telaşlansak da, sekreterimiz Duygu, sakinliğini koruyarak soluğu arşivde aldı. Hem sabırlıydı, hem de müşteriyi rahatlatmak için nazik bir dille açıklamalar yapıyordu. Sonunda belgeyi bulduğunda, müşterinin yüzündeki o rahatlamayı görmek harika bir histi.
İyi bir sekreterin empatik olması, sadece işin düzgün yapılmasıyla sınırlı kalmaz, aynı zamanda iş yerindeki atmosferi de iyileştirir. Araştırmalar, empatik çalışanların ekip içindeki uyumu arttırdığını ve ofisteki stresi %40 oranında azalttığını gösteriyor. Bir sekreterin, sadece ofisin işlerini yürütmekle kalmayıp, ortamın ruhunu da düzenlemesi gerektiğini söylemek yanlış olmaz.
Sonuç: İyi Bir Sekreter, Ofisin Kılcal Damarıdır
Günümüz iş dünyasında, sekreterlik mesleği, birkaç basit görevden çok daha fazlasını ifade ediyor. İyi bir sekreter; iletişim becerileri, organizasyon yetenekleri, çözüm odaklılık ve empati gibi pek çok beceriyi bir araya getiren bir profesyoneldir. Ayşe, Selin, Duygu gibi isimler, ofisteki her bir çalışanın işini kolaylaştırırken, aslında birer ofisin kılcal damarlarıdır.
Sekreterlik mesleği, sadece bir iş değil, ofisin ruhudur. Eğer bir sekreter her gün işine tutkuyla yaklaşır, iletişimde başarılı olur, zamanını verimli kullanır ve empatik davranırsa, ofis sadece daha düzenli değil, aynı zamanda çok daha verimli ve sağlıklı bir çalışma ortamına dönüşür.